เรื่องลึกของการสั่งซื้อ

ข้อมูลเพื่อการสั่งซื้อสินค้าสำคัญอย่างไร

ผมนำประสบการณ์เรื่องการสั่งซื้อมาเปิดประตูสร้างความเข้าใจที่ถูกต้อง เพราะการจัดซื้อเป็นหัวใจของการควบคุมการเงินซึ่งถ้าขาดความเข้าใจ ก็จะไม่มีเงินมาหมุนเวียนใช้จ่ายในบริษัทได้ ถึงจะขายดีปานไหนถ้าการจัดซื้อไม่ถูกต้องเสียแล้ว ก็เจ้งเอาได้ง่ายๆ

ปัญหาของการสั่งซื้อ

ถ้าการสั่งซื้อไม่มีประสิทธิภาพ หรือขาดความรู้ความเข้าใจที่ถูกต้องไม่มีความรู้เบื้องต้นที่จำเป็นในการทำหน้าที่นี้ ร้านค้าหรือบริษัทต่างๆก็จะต้องพบกับปัญหาเหล่านี้

1.     ซื้อของที่ขายไม่ได้มาเก็บสต๊อคโดยไม่รู้ตัว ทำให้เงินจมกับสต๊อคไม่สามารถเอามาใช้จ่ายหมุนเวียนได้

2.     ซื้อของที่ขายได้แต่ซื้อมากเกินไปเพราะไม่เข้าใจเรื่องการทำบัญชีสต๊อคเงินก็จมเหมือนข้อ1.

3.     ของขาด เพราะสั่งซื้อช้า ทำให้เสียโอกาส ลูกค้าจะมาซื้อไม่มีของขายเพราะวางแผนซื้อผิดพลาด

4.     ของขาดเพราะไม่เข้าใจเรื่องการบริหารสต๊อค ถึงหน้าขายกลับไม่สั่งซื้อมาเผื่อไว้ล่วงหน้าพอขายดีของหมดก่อนทำให้เสียโอกาสการขาย ลูกค้าหันไปซื้อร้านอื่น

5.     ซื้อของราคาแพงต้นทุนสูง

ลองมาเทียบเคียงปัญหากับบริษัทที่ขายรถมอเตอร์ไซด์เพื่อให้เห็นตัวอย่างชัดเจนขึ้น

                       1. สั่งซื้อรถรุ่นที่ขายไม่ได้เข้ามา

                       2. สั่งซื้อตามที่บริษัทรถบังคับหรือตามเป้าที่บริษัทผู้ผลิตนำเสนอ

                       3. สั่งซื้อสีรถที่ขายไม่ได้เข้ามา

                       4. สต๊อครถมหาศาลเพราะในโกดัง มีรุ่นรถที่ขายไม่ได้ มีรุ่นรถที่ถูกบังคับซื้อตามเป้าของ

                           บริษัทผู้ผลิตรถ มีสีรถที่ขายไม่ได้ แล้วรถสต๊อคเก่าที่เหลือมาอีก2-3ปี รวมๆแล้วต้องไปเช่า

                           โกดังเพิ่มเพราะโกดังเก่าไม่พอเก็บรถ ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มมากขึ้น ถ้าเถ้าแก่มีเงินเหลือ

                            มากมายก็พอหายใจได้ระยะหนึ่ง ถ้ามีเงินจำกัดก็ต้องเตรียมบอกลาลูกค้าและพนักงาน

                                      5. เงินจมไปอยู่ที่สต๊อครถหมด

                                      6. ต้องนำรถที่ค้างสต๊อคมาเลหลังขายถูกเพื่อนำเงินหมุนเวียนกลับ

                                      7. กำไรลดลง

                                      8. บางรายเงินช๊อตปิดร้านไปเลย

ข้อเสนอแนะ

การสั่งซื้อสินค้าดูว่าง่ายมีเงินก็ซื้อไปไม่เห็นเป็นไร คิดอย่างนี้เศรษฐีก็เป็นยาจกได้ หลายๆคนโดยเฉพาะแม่ค้าทั่วไปคิดว่าถ้าซื้อของที่ไม่ใช่ของกินของใช้ไม่เป็นไร ไม่เน่าไม่เสีย แต่ลองนึกให้ดีๆว่าของไม่เน่าเสียที่เป็นความเชื่อที่ขาดความรู้นี้ มีผลอย่างไรกับการบริหารเงิน ผลก็คือเงินที่จะซื้อต่อไปมีน้อยลงแล้วเพราะส่วนหนึ่งมันถูกซื้อเป็นของที่ขายไม่ออกหรือออกช้าเอาไปเก็บไว้เพราะความเชื่อที่ขาดความรู้ ขณะที่รายจ่ายนั้นเหมือนเดิมทุกอย่าง ถ้าขายไม่ดีสต๊อคมากก็พาลจะไม่มีเงินจ่ายค่าจ้าง ค่าน้ำค่าไฟ ค่าใช้จ่ายอื่นๆที่จำเป็นเพื่อให้ร้านค้าพยุงตัวไปได้ ถ้าเกิดสภาพนี้ขึ้นแลัวจะเดือดร้อน  เพราะเริ่มหมุนเงินไม่ทันต้องไปกู้หนี้ยืมสินทำให้ต้องเสียดอกเบี้ยผลก็คือต้องขึ้นค่าสินค้าเพราะต้นทุนการเงินสูงขึ้น ที่นี้ก็จะยุ่งเพราะราคาแพงกว่าคู่แข่งขันขายไม่ได้หรือขายได้น้อยลง

จึงต้องเข้าใจเรื่องการจัดซื้อสินค้าให้ลึกซึ้งมากยิ่งขึ้นว่าในขั้นตอนของการสั่งซื้อสินค้านั้น เราต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง ข้อมูลที่มีจะนำมาใช้อย่างไร เพื่อสามารถควบคุมการสั่งซื้อให้ได้รับประโยชน์สูงสุด คือมีรุ่นรถตามต้องการขายจริง มีสีรถตามต้องการขายจริง มีจำนวนรถตามต้องการขายจริง มีสต๊อครถในระดับเหมาะสมเพื่อตอบสนองตลาดได้ทันกาล ทำให้เกิดสภาพคล่องมีเงินใช้จ่ายหมุนเวียนได้โดยไม่หยุดชงัก

ข้อแนะนำเหล่านี้ใช้ได้กับสินค้าทั่วไป ใช้ได้กับธุรกิจขนาดเล็กทั่วไป ซึ่งเป็นแนวปฏิบัติพื้นฐาน แม้ร้านค้าเหล่านี้จะมีโปรแกรมคอมพิวเตอร์ช่วยจัดการหรือเชื่อมโยงโปรแกรมของบริษัทแม่แล้วก็ตาม การเรียนรู้เรื่องนี้ก็เหมือนมีองค์ความรู้เรื่องนี้แล้วจะไปประยุกต์อย่างไรก็แล้วแต่ถนัด

เราต้องเริ่มต้นอย่างไรเพื่อปรับระบบจากมโนการสั่งซื้อมาเป็นการสั่งซื้อที่เป็นวิทยาศาสตร์ จับต้องได้ อธิบายได้ มีหลักฐานที่มา ตรวจสอบได้ อ้างอิงได้ เราต้องเริ่มต้นจากการเก็บรวบรวมข้อมูล

             ข้อมูลอะไรบ้างที่เราจะต้องใช้ถ้ามีอยู่แล้ว หรือถ้าไม่มีต้องจัดทำขึ้นใหม่

1.1. ข้อมูลการขายสินค้าที่ผ่านมา

 เราต้องเก็บข้อมูลการขายสินค้าของปีที่ผ่านอย่างน้อย3ปีเพื่อดูแนวโน้มการขายสินค้าแต่ละรุ่นแต่ละสี ว่ารุ่น 

 ไหนขายดี สีไหนขายดี การเก็บข้อมูลต้องเก็บเป็น12เดือน คือตั้งแต่เดือนมกราคม-ธันวาคม สำหรับบริษัท

 ร้านค้าทั่วไป แต่บางบริษัทอาจใช้ปีการเงินที่แตกต่างกันไปก็ไม่ใช่ปัญหาขอให้อยู่ในรอบ12เดือนก็แล้วกัน

 ถามว่าข้อมูลนี้จะให้เก็บในเดือนไหน ทันทีที่คุณอ่านข้อแนะนำนี้จบ สมมติว่าคุณกำลังจะสั่งซื้อสินค้าใหม่ใน

 เดือนธันวาคม แต่ตอนนี้ต้นเดือนพฤศจิกายน คุณต้องสั่งซื้อไม่เกินวันที่25พฤศจิกายน คุณก็เริ่มเก็บข้อมูล

 ทันที บริษัทคุณอาจใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์อยู่แล้วก็ง่ายหน่อย ให้ทางบัญชีหรือการตลาดหรือการขาย

 แล้วแต่แต่ละบริษัทที่อาจมอบหมายหน้าที่ในการดูแลข้อมูลในการรายงานการขายต่างกัน ให้เขาปริ้นรายงาน

 การขายย้อนหลัง3ปีมาให้ แล้วคุณก็ดูเฉพาะยอดขายเดือนธันวาคมที่ผ่านมา3ปี สินค้าอะไรขายดี สีไหนขาย

 ดี เมื่อทราบจำนวน ทราบสี ทราบรุ่น ก็นำข้อมูลนั้นมาใช้ประมาณว่าควรสั่งซื้อจำนวนเท่าไรในแต่ละรุ่นแต่ละ

 สี

1.2. รายงานสต๊อคคงเหลือ         

รายงานสต๊อคคงเหลือเพื่อตรวจสอบสต๊อคว่า รุ่น สี แบบ ที่จะสั่งซื้อมีสต๊อคเหลืออยู่เท่าไร ถ้าบางรุ่น บางชิ้นเหลือมากก็ไม่ต้องสั่งหรือสั่งน้อยเพื่อให้มีสต๊อคพอขาย

 อาจมีคำถาม ถามว่าควรสต๊อคจำนวนเท่าไรดี ปกติทางโปรแกรมคอมพิวเตอร์เขาจะมีจุดสั่งซื้อให้อยู่แล้ว  

 หากมีสต๊อคเหลือตามที่โปรแกรมเขาเขียนเอาไว้ คอมพิวเตอร์ก็จะแจ้งให้เราสั่งซื้อ แต่อย่าลืมว่าคอมพิวเตอร์

 มันปรื้อ มันไม่รู้หรอกว่าอันที่มันจะสั่งซื้อมันตกรุ่นไปแล้ว และกระแสในตลาดเป็นอย่างไรตอนนี้สินค้าไหน

 กำลังอยู่ในกระแสต้องสั่งซื้อเพิ่มมากขึ้น หรือถ้าเป็นกรณีรถปีหน้าจะเปลี่ยนรุ่นแล้วคอมพิวเตร์ไม่รู้หรอก  ถ้า

 สั่งตามคอมพิวเตอร์ย่อมผิดพลาดได้เพราะไปสั่งรถรุ่นเก่าหรือสินค้าที่ขายไม่ได้เข้ามา ก่อนสั่งซื้อจึงสมควร

 ตรวจสอบเรื่องเหล่านี้ด้วย จึงอยู่ที่ดุลยพินิจของผู้สั่งที่ต้องมีความเข้าใจความเป็นไปของตลาด

 ฉะนั้นส่วนใหญ่ถ้าเป็นสินค้าที่ซื้อมาจำหน่ายผู้จัดการขายจึงเป็นผู้ที่สั่งซื้อเพราะทราบความเคลื่อนไหวของ

 ตลาดดีกว่าแผนกหรือฝ่ายจัดซื้อแน่นอน นอกจากนั้นจำนวนการสั่งซื้อยังเกี่ยวข้องกับโปรแกรมการส่งเสริม

 การตลาดของฝ่ายขายด้วย เพราะหากมีการส่งเสริมการขาย ลดแลกแจกแถมยอดขายก็ย่อมเพิ่มสูงขึ้น การ

 สั่งซื้อก็จะไม่ใช่การดูจากยอดขายที่ผ่านมาอย่างเดียวแล้วต้องดูจากแผนงานการส่งเสริมการขายประกอบด้วย

1.3. ใบประมาณการสั่งซื้อ    

 โดยหลักการแบบง่ายถ้าไม่ดูที่ข้อยกเว้นต่างๆข้างต้นนั้น เราต้องทำแบบฟอร์มใบสั่งซื้อขึ้นมาใหม่ด้วย

 โปรแกรมExcel  แล้วลงรายละเอียดทั้งด้านจำนวนสินค้าที่คาดว่าจะขายในเดือนนั้นๆ ลงสต๊อกสินค้าว่าเหลือ

 เท่าไร และจะซื้อเท่าไรแล้วใส่สูตรคำนวณเข้าไป เราก็จะรู้ว่าถ้าจะซื้อเท่านี้ สต๊อคมีอยู่เท่านี้ จะเหลือสต๊อค

สุทธิเท่าไร ถ้าสต๊อคสุทธิเท่ากับประมาณการขายก็เท่ากับเหลือ1เดือน ถ้าไม่ถึงก็คำนวณออกมาเป็นวัน โดยถือว่าใน1เดือนมี26วันหรือ24วันทำงานซึ่งแต่ละบริษัทอาจแตกต่างกันในเรื่องจำนวณวัน เราก็จะสามารถคำนวณได้ว่าสต๊อคที่เหลืออยู่นั้นเหลืออยู่กี่วัน ถ้าเจ้านายถามเราก็สามารถตอบได้ทุกรายการและให้เหตุผลในแต่ละรายการว่าทำไมจึงต้องสั่งซื้อจำนวนเท่านี้

ข้อแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดทำเอกสารประกอบการจัดซื้อ

1.     ควรระบุรายละเอียดของสินค้าให้ครบถ้วน ให้ละเอียดที่สุดเพื่ออำนวยความสะดวกแก่พนักงานที่ไม่ได้อยู่ในแผนกขายได้เข้าใจตรงกัน และเผื่อสำรับพนักงานใหม่ที่จะช่วยให้เขาศึกษางานได้เร็วยิ่งขึ้น เพราะพอมีข้อมูลให้เขาสืบค้นต่อหรือทำความเข้าใจได้ง่ายขึ้นเช่นรุ่นอะไร รหัสสินค้าอะไร รหัสสีอะไร ปีที่ผลิต ปีอะไร ขอยกตัวอย่างรายละเอียดของรถจักรยานยนต์ เช่นต้องมีข้อมูลขื่อรถ รุ่นรถ รหัสรถ สีรถ ซีซีเครื่องยนต์ ปีที่ผลิต ระบบสตาร์ทเป็นแบบไหน เบรกหน้าเป็นแบบไหน เบรกหลังเป็นแบบไหน ล้อเป็นซี่ลวดหรือล้อแมกซ์ ที่ต้องลงรายละเอียดครบถ้วนก็เพื่อไม่ให้เกิดการนับซ้ำ เช่นใส่รายทั้งหมดครบถ้วนแต่ไม่ได้ใส่ประเภทล้อ ก็จะทำให้เกิดการนับซ้ำได้ เพราะล้อมอเตอร์ไซด์มี2แบบๆซี่ลวดกับแบบล้อแมกซ์ ถ้าไม่ใส่ให้ครบก็จะเอาทั้ง2แบบมารวมกันเวลาสั่งซื้อก็ไม่รู้ว่าจะสั่งแบบไหนดีเพราะไม่ได้แยกเอาไว้ เวลาเก็บตัวเลขการขายก็ไม่ได้ลงรายละเอียดในเรื่องล้อไว้เช่นกัน ตอนนี้ก็จะเกิดการมั่วสั่งขึ้นเกิดความเสียหายกับบริษัทในที่สุด

	ตัวอย่างรายงานสต๊อครถมอเตอร์ไซด์

 

	ชื่อ	รุ่น	รหัส	สี	ซีซี	ปี	สตาร์ท	เบรกหน้า	เบรกหลัง	ล้อ	คงเหลือ
1	Honda	MSX125	XXXXX	ดำ	125	2015	เท้า	ดิส	ดรัม	แมกซ์	10
2	Yamaha	R15	XXXXX	ฟ้า/ขาว	150	2015	เท้า/มือ	ดิส	ดิส	แมกซ์	15
3	Yamaha	Spark115I	XXXXX	แดง/ดำ	115	2014	เท้า	ดรัม	ดรัม	ซี่ลวด	100
			XXXXX	ขาวแดง	115	2014	มือ	ดิส	ดรัม	แมกซ์	100

1.     นึกอยู่เสมอว่า เวลาส่งมอบสินค้ากี่วันนับจากวันที่เราสั่งสินค้าไป เพราะข้อมูลตรงนี้คนที่ไม่ได้อยู่ในแผนกจัดซื้อจะไม่ค่อยประสีประสากัน แม้ฝ่ายจัดซื้อเองก็อาจไม่เข้าใจเสียทุกบริษัทไปเพราะไม่เช่นนั้นแล้วคงไม่มีการส่งสินค้าไม่ทันเป็นแน่

                                            ทำไมเวลาการส่งมอบสินค้าสำคัญ เหตุผลก็คือจำนวนที่เราจะสต๊อคจำนวนเท่าไรขึ้นอยู่กับ

                                             เวลาที่ผู้ผลิตจัดส่งให้เป็นสำคัญ ถ้าไม่เอาปัจจัยเวลาส่งมอบมาคิดก็จะทำให้เกิดสต๊อคผิด                  

                                             พลาดได้ ผิดพลาดอย่างไร ยกตัวอย่างให้เข้าใจง่ายๆดังนี้

                                             สมมติว่า ประมาณยอดขายไว้ว่าเดือนธันวาคม จะขายรถ30คัน ในสต๊อกขณะนี้มีเหลืออยู่   

                                             10คัน ถ้าสั่งซื้อโดยไม่คำนึงถึงเวลาส่งมอบ ร้านก็จะสั่งเพิ่มอีก 20คันเพื่อให้มีรถขายตามที่

                                             ประมาณการณ์ไว้30คัน แต่สมมติว่าโรงงานจะส่งรถให้หลังจากที่ได้รับใบสั่งซื้อ 20วัน ลอง

                                             จำลองเหตุการณ์ดูว่าเราส่งใบสั่งซื้อไปวันที่30พฤศจิกายน หมายความว่า รถจำนวน20คัน

                                             จะได้จริงประมาณวันที่20ธันวาคม สต๊อคที่เหลืออยู่ 10คัน นั้นก็จะขายหมดก่อนวันที่รถ 

                                             ใหม่จะเข้ามาโดยสมมติว่าขายได้วันละคัน ทำให้เสียโอกาสในการขายไป10วันเพราะ

                                             โรงงานยังไม่มาส่งรถให้ ถึงรถเข้ามา20คันก็จริงในเดือนธันวาคม แต่เดือนหน้าก็จะไม่มีรถ    

                                             ขายเพราะเราขายหมดในเดือนนี้แล้ว ถ้าเป็นอย่างนี้เดือนนี้ควรสั่งเท่าไรดี ท่านลองไปทำ

                                             การบ้านดูแล้วใครอยากรู้ลองอีเมลไปถามดู ถ้าใครรู้แล้วก็ลองเฉลยดูเพื่อให้คนที่ตามไม่ทัน

                                             ได้กระจ่าง

สรุปว่าข้อมูลที่ต้องใช้มีดังนี้

1.       ประวัติการขายสินค้า3ปีที่ผ่านมา โดยระบุรายละเอียดสินค้าให้ครบถ้วน เช่น รุ่นของสินค้า รหัสรุ่น รหัสสี ปีที่ผลิต เพื่อเป็นแนวทางประมาณการว่าจะขายเท่าไรในเดือนที่สั่งซื้อและในเดือนต่อๆไป หรือบางร้านยังใช้ระบบมือยู่ก็อาจทำรายงานการขายบบง่ายๆเพื่อเอาไว้ประมาณการขาย ในปีต่อๆไปอย่าทำแบบทิ้งๆขว้างๆทำมั่งไม่ทำมั่ง ให้ดัดแปลงจากแบบฟอร์มที่นำมาเป็นตัวอย่างข้งล่างนี้ก็ได้

2.       รายงานสต๊อคสินค้าที่จะสั่งซื้อโดยมีรายละเอียดครบถ้วนเหมือนประวัติการขาย

3.       ใบประมาณการสั่งซื้อ ซึ่งมีรายละเอียดสินค้าอย่างเดียวกับรายงานประวัติการขาย แต่ต้องมีช่องสต๊อคสินค้า ช่องประมาณการขายในเดือนนั้น ช่องจำนวนการสั่งซื้อ ช่องสต๊อคคงเหลือสุทธิเป็นเอกสารExcel เพื่อใช้คำนวณ 

ตัวอย่างเอกสาร

ตัวอย่างเอกสารที่นำเสนออาจไม่ชัดเจนเพราะขนาดเล็กเกินไป หากท่านต้องการต้นฉบับและฉบับที่มีสูตรคำนวณด้วยให้ ช่วยแจ้งที่อยู่อีเมลชื่อ แซ่ นามสกุล จะจัดส่งไปให้ หากมีคำถามก็เชิญหากจะติก็ขอให้ชมไว้ก่อนนะครับ

                                                                                                                                         สุรชัย พิพัฒน์ศิริศักดิ์

                                                                                                                                         Line ID : s_2406